img
Что нужно учесть при составлении заявок на закупку?

Пошаговое руководство создания правильной заявки на закупку

  • Шаг 1: составление запроса (заявки на покупку)

    Сотрудник, который запускает процесс создания заявки на закупку – это инициатор запроса. Инициатором может быть любой работник организации, чаще всего это руководители отделов. В заявке необходимо подробно указать количество, характеристики, ценовые границы. В некоторых компаниях это делается вручную с помощью бумажной формы, в то время как другие используют специальное программное обеспечение для формирования заявок. Эксперты «ЭТП-Агро» советуют использовать именно второй способ, так как это минимизирует возможность возникновения ошибок.

  • Шаг 2: проверка запроса отделом закупок

    После того, как инициатор заполнил форму, он передаёт её в отдел закупок. Там окончательно решается, нужна ли эта закупка или сроки необходимо скорректировать. Закупщикам важно убедиться что заявка не дублирует другие заказы. Очень часто управленцы без злого умысла отправляют идентичные запросы, что в итоге приводит к излишним закупкам.

  • Шаг 3: проверка финансовыми службами

    Недостаточно просто составить заявку и отправить ответственному лицу из отдела закупок, важно также проинформировать финансовые службы компании. Проверка проводится для того, чтобы запрашивающая сторона не превышала свой лимит расходов. В зависимости от этой ситуации, запрос может быть отклонен и отправлен обратно запрашивающей стороне, либо одобрен.

Результат: утверждение заявки

После проверки и утверждения отделом закупок, финансовыми отделами и другими участниками процесса заявка превращается в официальный документ. Далее проводится закупочная процедура и непосредственно поставка.

Помните, что правильно оформленная заявка на закупку экономит время как заявителя, так проверяющих. Использование регламентированных форм и системы электронного документооборота значительно оптимизирует процесс закупок в организации и сводит к минимуму проблемы с неправильным управлением.