img
Управление закупками: краткое руководство

В процессе управления закупочной деятельностью есть три составляющие:

  • люди (назначение ответственных членов команды на разных этапах);
    закупочный процесс (чёткая регламентация проведения закупочных процедур);
    документация (контроль ведения документооборота по закупкам).
  • закупочный процесс (чёткая регламентация проведения закупочных процедур);
  • документация (контроль ведения документооборота по закупкам).

А теперь подробнее расскажем о последовательности этапов управления закупками.

1. Определение потребностей

Когда потребности всех подразделений организации ясны и оформлены в виде официальных заявок на закупки, можно создать грамотный и эффективный ГПЗ (годовой план закупок). О тонкостях его создания мы уже рассказывали ранее. Основное, что нужно помнить: в ГПЗ должны быть учтены сроки, сезонные колебания цен и конкурентная среда на рынке поставщиков.

2. Организация закупочных процедур

Должно быть продумано всё до мелочей: на какой ЭТП работать, как собирать информацию о новых поставщиках и проверять их надёжность, кто и каким образом будет осуществлять мониторинг рыночных цен, согласно каким критериям и оценкам будут выбираться победители. Каждый шаг закупочной процедуры должен быть регламентирован, чтобы минимизировать появление ошибок.

3. Контроль оплаты и ведения документооборота

После отправки платежа поставщику нужно вести учёт транзакции с информацией о том, возникали ли проблемы в течение всего процесса поставки и как они были решены. Сбор и хранение этих данных необходимы для бухгалтерского учёта и проведения аудита в будущем. Организуйте хранение всех документов, связанных с закупками, чтобы к ним в любое время можно было обратиться позже - в идеале, конечно, в электронном виде, в том числе и на электронной площадке, на которой проводились процедуры.

К слову, для того, чтобы дать правильный вектор развития управлению закупками именно в вашей организации, советуем записаться на консультацию в «ЭТП-Агро».