Важная часть управления проектами — это планирование закупок. Но, к сожалению, в большей части российских компаний менеджеры проектов не вникают в организацию закупочной деятельности, а зря. Зачастую поиском поставщиков и администрированием контрактов от имени компании занимается отдел закупок. Проектному менеджеру максимально важно иметь возможность определить стратегию и планы закупок, что само собой подразумевает тесную работу и с поставщиками.

Определите необходимое количество предметов и услуг для приобретения.

Составьте требования ко всем изделиям и услугам, необходимым для проекта.

Изучите поставщиков компании, возможно, среди них найдутся подходящие. Но мы советуем не делать это вручную, а собирать предложения поставщиков через электронную торговую площадку. Например, «ЭТП-Агро» — это специализированный сервис для предприятий в сфере АПК, поэтому если ваш проект касается сельского хозяйства, то вам будет необходим довольно узкий сегмент товаров и услуг, а соответственно, и нишевые поставщики.

Принимайте активное участие в выборе победителей закупки. Если решение принимается на специальной комиссии, то проект-менеджер обязательно должен быть в её составе.

Не отпускайте процесс администрирования дальнейшего хода закупки. Контролируйте, чтобы договорные отношения соблюдались, вовремя реагируйте на различные отклонения от сроков или требований, указанных в техническом задании.

Требуйте закрытия контракта исключительно с вашим участием. Проект-менеджер должен проверить и подтвердить, что все работы или товары предоставлены согласно контракту. Также это полезно для укрепления отношений между проектной командой и поставщиками, что весьма полезно для возможного дальнейшего сотрудничества.