Организация закупок для предприятий АПК
img
Азбука закупок. Что такое запрос разъяснений?

Бывает, что вы публикуете заявку на закупку, а у поставщиков начинают возникать всевозможные вопросы:

  • нет ли в заявке ошибки?
  • почему в документации опечатки?
  • а точно ли все поставщики в равных условиях?
  • можно ли предложить альтернативный товар?

И ещё огромное множество примерно таких же вопросов в разных вариациях и в разной подаче - от бомбёжки письмами до череды звонков с весьма эмоциональными комментариями.

Чтобы остановить этот шквал, советуем сразу обозначить правила.

Публично и, конечно, заранее опубликуйте информацию о том, по какому каналу связи вы принимаете обращения потенциальных поставщиков. Чаще всего, это форма обратной связи на официальном сайте, общий адрес электронки или номер горячей линии.
Обозначьте и форму: это обязательно запрос разъяснений на официальном бланке или что-то более неформальное.

Наш совет: чтобы не закопаться в бесконечной подготовке разъяснений, просите поставщиков сразу готовить официальные письма. Во-первых, это стимулирует точнее формулировать мысли и саму суть вопросов. Во-вторых, даёт поставщикам время, чтобы остыть и обдумать своё предложение или свою претензию.
Но отвечать необходимо на все запросы. Это, в первую очередь, профессионально и этично, а во вторую, показывает, что вам нечего скрывать, что организация ваших закупок абсолютна прозрачна.
Как отвечать?

Обязательно выясните из документа, чего от вас ожидает поставщик: внести изменения в документацию, а может, просто уточнить опубликованную информацию или что-то ещё. Это позволит вам грамотно удовлетворить информационную потребность.

Если в запросе разъяснений вам указывают на очевидное нарушение или угрожают привлечением ФАС, обязательно запросите поддержку юридического отдела. Не отправляйте ответ, пока не проконсультируетесь с опытными специалистами и не проверите процедуру на наличие указанных поставщиком фактов.

И главное - при любых обстоятельствах будьте вежливы и корректны, боритесь с эмоциями и не поддавайтесь на провокации.

Помните, чем больше вопросов возникает, тем больше возможностей для усовершенствования вашего закупочного процесса. Так что, терпения вам и сил в построении современной и крепкой системы закупок.