Организация закупок для предприятий АПК
img
КАК ЗАКУПАТЬ В УСЛОВИЯХ ДЕФИЦИТА?

Один из заказчиков «ЭТП-Агро» регулярно закупает средства индивидуальной защиты (СИЗ) и спецодежду для своего предприятия. Каждые 6 месяцев мы стабильно занимаемся организацией этой закупки. И до 2020 года года всё проходило без лишней суеты, в чётко обозначенные сроки и с экономией для заказчика. Но... когда в конце 2019-го наш заказчик составлял свой годовой план закупок, он, как и многие другие компании, даже не подозревал, что весной 2020-го именно СИЗ станут товарами первой необходимости.

Сегодня делимся кейсом, как закупать в условиях тотального дефицита и завышенных цен.

Закупка СИЗ и спецодежды была запланирована на конец апреля. Но уже в марте стало понятно, что ситуация на рынке непростая, и мы сразу обговорили это с заказчиком. Он понимал, что столь объёмная закупка (только масок для защиты органов дыхания необходимо было 420 000 штук) в условиях пандемии может пойти не по плану, потому перенёс сроки - на начало апреля.

Эксперты «ЭТП-Агро» решили действовать по регламенту. На собственной электронной торговой площадке опубликовали заявку на 200 позиций, в стандартный семидневный срок процедура была проведена. Если брать статистические данные, в среднем, на каждую процедуру по категории средств индивидуальной защиты и спецодежды подаются 10-15 поставщиков. В этот раз было так же, но... Цены были совсем другие: рост составлял до 75%!

Заказчик не рассчитывал на подобные суммы. Менее дефицитные позиции по наиболее адекватным ценам были проторгованы, но маски, респираторы, перчатки и защитные комбинезоны так и не удалось закупить. Стоит отметить, что даже если бы заказчик решился брать по космическим ценам, объёмов на рынке всё равно было недостаточно.

Чтобы принять решение и выстроить план дальнейших действий, комиссия экспертов «ЭТП-Агро» и заказчик организовали совещание на котором рассмотрели все возможные варианты развития событий. Ситуацию особенно осложняло, что запасов у заказчика оставалось всего на 1,5 месяца. В итоге было принято решение:

  • Провести 3 параллельных мониторинга: службой мониторинга «ЭТП-Агро», категорийными менеджерами «ЭТП-Агро», отделом закупок заказчика.
  • Оперативно связываться с новыми поставщиками, которых удалось найти и заводить их на площадку.
  • Не суетиться, переждать пик роста цен, закупать на спаде.

Быть готовыми к тому, что придётся закупать «с миру по нитке», т.е. небольшими объёмами, но регулярно.
Ровно за 1,5 месяца, к июню, все необходимые заказчику позиции были закуплены в соответствии с годовым планом закупок предприятия. Запасы были пополнены. Это было непросто, но расхождение с планируемым бюджетом по некоторым товарам было всего на 5% выше. Как вы понимаете, это достаточно хороший результат, который был бы невозможен, если бы хоть кто-то из сторон поддался панике.

Итак, что советуем делать в подобных ситуациях? Всего четыре правила:

  • не поддавайтесь эмоциям;
  • изучите рынок;
  • посоветуйтесь с экспертами;
  • составьте грамотный антикризисный план действий.